こんにちは！前回の記事ではtalkappiチャットボットのリクエスト受付機能をご紹介しました。今回はリクエスト受付でゲストからお問い合わせを受け付けた後の対応についてご紹介します。
前回の記事をまだお読みでない方は、ぜひ前回記事を読んでからこの記事をお読みください。
＜前回記事 ↓ ＞
チャットボットでゲストの電話待機時間を削減！お待たせなしのおもてなし
ゲストからお問い合わせを受け付けた後の流れ
ゲストからお問い合わせを受け付けた後は
①メールで通知が届く
②管理画面から確認・回答
というシンプルな流れで対応ができます。
管理画面では受け付けた内容を一覧で確認できます。
「連絡」項目の「チャット」ボタンをクリックするとお客様とやりとりをする有人対応画面に移ります。有人対応画面ではテキストや画像を送信してゲストに回答することが可能です。対応に必要な情報は全てAIが質問してくれているので、お問い合わせを受け付けた後にはすぐに対応に移ることができて、業務効率も向上します！
ゲストへの対応は複数人で行うことができ、対応状態も一覧から一目で把握できるので対応漏れを防ぐことができます。
対応を終了すると、ゲストのチャットボットでは追加で質問ができるようになります。もしゲストが追加で質問したい場合も再度同じように対応することができるので心配ご無用です！
対応時の便利ポイント
talkappiにはお問い合わせへの対応時に嬉しい便利ポイントが満載です！
①未読通知メール送信でゲストとのやりとりをスムーズに
talkappiではゲストが回答を確認していない場合、チャット履歴の右下にある「未読内容通知メール送信」からゲストへメールを送信することができます。ゲストのメールアドレスはAIが聞いてくれているので、わざわざメールソフトを開くことなく、このボタンを押すだけで自動送信可能です。
②定型文を作成して業務効率UP
対応時の決まった文言は定型文として登録・使用することができるので、毎回同じ文言を入力する手間を省くことができます。また、この機能を使えば、複数人で対応する際に対応方法や言葉遣いのばらつきを抑えることも可能になります。
③ゲストを一目で把握するメモ機能
ゲスト一人一人にメモをつけることができます。ゲストの名前や問い合わせ内容をメモすることで、どの担当者が見てもお名前や付随情報を簡単に確認可能です。また、画面左側に表示されるお名前にも連携しているので、少し時間が経ってしまっても対応すべきお客様をすぐに見つけることができます。
④自動翻訳モードで外国語使用のゲストへも楽々回答
「自動翻訳モード」をONにして回答すると、ゲストの使用言語に合わせて自動翻訳した回答を送信することができます。外国語対応スタッフがいなくても、ゲストとスピーディーに対応可能です。
このような様々な便利機能で、ゲストからのお問い合わせに対して「簡単に」「効率的に」対応できるようになります。ウチでも導入してみたい！と思っていただけましたら、ぜひ弊社担当者までお気軽にご相談ください。
今後も様々なコンテンツをアップしていきますので、お楽しみに！
導入に関するご質問のある方や活用事例の資料請求をご希望の方は、こちらからお問い合わせください。
Comments are closed.