おせち・イベント・アクティビティの予約を電話・紙からオンラインへ｜宿泊施設の付帯サービスを事前受付・販売する方法
更新：2026/09/04
この記事からわかること
- おせち・イベント・アクティビティなどの予約が「大変」なのは、電話・FAX・紙台帳・Excelなどに情報が分散してしまうから
- 予約受付〜在庫・利用枠の管理〜事前決済までを一連の流れとしてオンライン化できる
- おせち・チケット・アクティビティは「枠の切り方」と「決済のタイミング」を変えるだけで、同じ仕組みで回せる
- 事前決済を導入することで、ノーショーによる損失や未収を抑えやすくなる
- talkappi ORDER＋PAYでは、予約と支払いを一つの流れにできる事前決済、PMS連携、多言語対応、予約件数に応じた手数料がかからない料金体系などが特徴
「おせちの予約、電話だと聞き取りやメモが大変」「手書き台帳とExcelの転記ミスが怖い」——季節ごとに繰り返されるその負担、実はオンライン化でぐっと軽くできます。
この記事では、talkappi編集部が、宿泊以外の予約受付・在庫管理・事前決済を一つの流れにまとめる方法を、具体的な活用事例とともにやさしく解説します。
1. おせち・イベント・アクティビティの予約、いまの管理はなぜ大変？
おせちやイベント、アクティビティ。お客様に喜んでいただこうと、季節ごとにさまざまなご用意をされている施設は多いと思います。こうした「宿泊以外の予約」を、いまも電話や紙の台帳で対応していませんか。
繁忙期になると電話が集中し、台帳とExcelを何度も行き来しながら、「あの予約はどうなっていたか」と確認に追われることもあります。
大変さの大きな要因は、予約に関する情報が、あちこちに分散してしまうことです。
電話やメール、直接の申し込みなど受け方がいくつもあり、締切や受付期間もサービスごとに違う——こうして受付方法やタイミングがバラバラだと、予約の情報が一箇所に集まらず、いま何件入っていて、あと何枠・何個残っているのか、最新の状態が分かりにくくなります。
さらに、在庫や利用枠（時間帯や人数などの受け入れ上限）に加え、受付締切やキャンセル状況もそれぞれの場所に散らばるため、確認や転記の作業が増えていきます。
情報が分散すると、そこから次のような損失が生まれます。
- 転記ミス：紙の台帳からExcelなどへ書き写す際に、日付や数量を取り違える
- 取り逃し：電話が集中する時間帯に対応できず、申し込みの機会を逃す
- 無断キャンセル・未収：決済がオンライン化されていないため、ノーショーや代金の取りはぐれが起きる
季節ごとに受付の内容は変わっても、「情報が分散する」という根っこは同じです。いまのうちに受付の形を整えておくと、次の繁忙期がぐっと楽になります。
ポイントは、受付方法を変えるだけでなく、予約・在庫・決済の情報を一つの流れにまとめておくことです。
2. 予約〜在庫管理〜事前決済は「1つ」にまとめられる
予約受付、在庫・利用枠の管理、事前決済は、単に「電話をオンラインフォームに置き換える」だけではありません。
それぞれを別々に管理せず、一つのオンライン受付の流れにまとめられるのが、この仕組みの大きな特徴です。
この流れは、予約・在庫・販売をまとめて扱う仕組みと、予約と同じ画面で支払いまで完了できる事前決済を組み合わせて実現します（talkappiでは「ORDER」+「PAY」）。
例えば、オンライン化すると次のような流れで運用できます。
①お客様がオンラインで申し込む
②在庫・利用枠を管理し、上限に達した場合は受付を締め切る
③その場で事前決済を完了する
④予約内容や履歴を管理画面で確認する
これにより、紙台帳への転記や複数の管理表を行き来する作業を減らし、予約状況を一元的に把握しやすくなります。
また、事前決済を組み合わせれば、予約時点で支払いまで完了できるため、無断キャンセルやノーショーによる損失や未収を抑えやすくなります。
では、代表的なサービスで、実際にどう受け付けるか見ていきましょう。
3. おせち・イベント・アクティビティ、それぞれどう受け付ける？
手作業だと、台帳に書き込み、残りを数え、キャンセルが出れば書き直す——この繰り返しに追われます。オンライン化すると、この一連が自動で回ります。受け付け方はサービスによって少し違いますが、「申し込みが入る → 在庫や利用枠に自動で反映 → 必要に応じてその場で決済 → 当日は一覧で確認」という基本的な流れはどれも同じです。
おせち・季節の物販（数量で管理）
数量で管理するおせちや季節の物販は、在庫管理がもっともシンプルです。「限定200個」のように上限が決まっている場合は、在庫を1つ設定するだけでよく、申し込みが入るたびに自動で減っていきます。売り切れると自動で「完売」表示になって受付が止まり、「残りわずか（もうすぐ完売）」のラベルも設定できるので、お客様の申し込みを後押しできます。手作業のように電話のたびに台帳で残数を数えたり、締め忘れて売りすぎたりする心配も減らせます。
※取り扱う内容に応じて「満席」「空きなし」などのラベル表示も選べます。
物販で決めておくことは、次のとおりです。
- 受け取り方法：店頭受取か配送か
- 送料・お届け日：配送の場合に設定
- 支払い方法：事前決済がおすすめ（未収による損失を抑えやすい）
イベント・フェア・コンサート（開催回・時間帯・席種などで管理）
イベントは、おせちの「数量だけ」と違い、複数の軸が重なるのが特徴です。たとえば、次のような単位を組み合わせて枠を設定します。
- 開催回・時間帯：昼公演／夜公演 など
- 席種：通常席／プレミアム席 など
- 料金区分：大人／子どもなど、同じ枠でも価格が変わる場合
- 人数の把握：未就学児のように、席や定員に数えなくても人数だけ把握したい場合
これらを手作業で管理しようとすると、回や席種ごとに別々の台帳で残席を追うことになり、二重受付や、定員を超えた受付が起きやすくなります。オンラインなら、複数の軸を組み合わせた残席が自動で管理され、売り切れた枠から締め切られます。告知から申し込み・事前決済まで一続きにしておけば、当日の受付もスムーズです。
アクティビティ・季節の体験（時間帯・人数などで管理）
アクティビティや季節の体験は、「時間帯×人数」を基本に、内容ごとに管理する軸が少しずつ変わります。
- 季節の体験（いちご狩り・ワカサギ釣りなど）：時間帯×人数
- 貸切風呂：時間帯×組数
- アクティビティ・レッスン：開催回×定員
予約が入ると「誰が・何時に・何名で来るか」が一覧で見えるので、当日の準備がしやすくなります。以前は電話で一組ずつ聞き取って台帳に書いていた作業が、お客様自身の入力に置き換わります。このように、管理する単位はサービスによって違っても、オンラインなら同じ手軽さで回せます。
こうした形は、実際に現場で回っています。鹿児島県のグランピングリゾート「吹上浜フィールドホテル」では、以前は公式サイト・電話・InstagramのDMと予約経路が分かれ、確認漏れが起きやすい状態でした。告知から予約・決済までを1つのフォームにまとめたことで、履歴やお客様の事前情報を一元管理できるように。申し込みはSlackにも通知され、スタッフがリアルタイムで状況をつかめるようになっています。
自館のサービスに置き換えると、運用のイメージが湧いてきたのではないでしょうか。ただ、こう思う方もいるはずです。「仕組みは分かった。でも、これってどのシステムでもできるのでは？」——その違いを、次の章で具体的に見ていきます。
4. talkappi（ORDER＋PAY）ならどこまでできる？他システムとの違いと事例
オンラインでの予約受付や販売ができるシステムは複数あります。
比較する際は、単に「予約できるか」だけでなく、
- 事前決済まで一連の流れにできるか
- PMSなど既存システムと連携できるか
- 販売件数が増えた場合の料金がどうなるか
- 多言語に対応できるか
といった点です。talkappi ORDER＋talkappi PAY（以下、ORDER＋PAY）は、まさにこうした点を大切にして作られています。
ここからは、他のシステムとどこが違うのかを、4つに分けて見ていきます。
①予約から支払いまでを一つの流れで
talkappi PAYを組み合わせると、予約フォームからそのまま事前決済まで進められます。予約と決済で別々のサービスを用意して行き来させる必要がないので、申し込み途中での離脱を抑え、完了率の向上につながる可能性があります。カード決済は本人認証サービス「3Dセキュア」に対応しており、カード決済時の不正利用対策にもつながります。
さらに、予約の時点で支払いまで終えられるため、ノーショーによる損失や未収を抑えやすくなります。取引の記録は、管理画面でまとめて確認できます。
②PMS連携で転記作業を削減
PMS（宿泊管理システム）と連携できる場合、予約者情報の一部を引き継げるため、施設側での再入力や転記の手間を減らせます。
お客様にとっても、宿泊予約と予約番号で紐づく場合は宿泊者名や宿泊日などが引き継がれるので、あらためて入力し直さずに付帯サービスを申し込めて、手続きがスムーズです。
対応可能なPMSは順次拡大しています。連携できるPMSの一覧や具体的な連携内容は、talkappiのPMS連携ページで確認できます。
③予約件数に応じた手数料がかからない月額固定モデル
ORDERは初期費用がかからず、月額固定です。予約が何件入っても、件数に応じた追加料金はかかりません。繁忙期に販売件数が伸びる施設ほど、この料金体系の利点は大きくなります。
※PAYを利用する場合は、別途決済手数料が発生します。
④多言語で訪日ゲストにも対応
予約フォームは日本語・英語・中国語（簡体・繁体）・韓国語に対応し、多言語表示は自動翻訳で用意されます。表示する文言は施設側でも編集できるので、インバウンド向けに言い回しを整えることもできます。予約受付から事前決済まで多言語で対応できるため、訪日ゲストにも利用しやすい受付環境を整えられます。
お客様から外国語で届いた申し込み内容は、管理画面のワンクリック自動翻訳で確認できるので、外国語対応のスタッフが少ない施設でも、内容を把握しやすくなります。
【活用事例】
先に挙げた強みが、実際の現場でどう効くのかを見てみます。
まず、扱う品目が多い施設で定額モデルが活きた例です。リゾートホテルの「岐阜グランドホテル」では、コンサートやディナーショー、おせちや福袋まで、季節ごとにさまざまな商品・サービスをオンライン販売しています。talkappi ORDERは月額固定で、フォームをいくつ作っても追加費用がかからないため、扱う品目を次々に増やしても費用が膨らみません。こうした多品目の展開が、売上増加にもつながっています。
予約件数が増えても追加料金はかからないため、売れるほど費用で利益が削られる心配もありません。
次に、事前決済と多言語対応が活きた例です。北海道・支笏湖畔の「丸駒温泉旅館」は、送迎バスと貸切風呂の予約をデジタル化しました。**特に効いたのが事前決済です。**予約と同じ画面で決済まで済ませられるようにしたところ、「とりあえず予約」が減り、予約数だけ見れば減少しました。しかし残ったのは確度の高い予約で、無断キャンセルがなくなった分、実際の利用率はむしろ向上しています。
また、以前は当日朝9時からの電話受付で、説明から予約まで1組3分以上、冬季は10〜20組が同時到着してフロント前に列ができることも。外国人のお客様の案内も、多言語のオンライン受付でスムーズになりました。
5. 導入と公開の進め方は？季節から逆算して準備する
導入は、いきなり設定画面に向かうのではなく、まず「どのサービスを、どんな単位で受け付けるか」をサービスごとに整理してから組み立てると、迷わず進められます。手作業で台帳に頼っていた在庫管理も、一度きちんと設定すれば、あとは自動で回ります。なお、これらをゼロから自分だけで組む必要はありません。talkappiでは、サービスごとの設定テンプレートや設定例、マニュアルを用意し、初期設定についてもサポート担当が支援します。はじめての施設でも、迷わず公開まで進められます。
STEP 1｜受付内容を決める（設計）
どのサービスをオンライン化するかを決め、あわせて「何を単位に管理するか」を整理します。たとえば、数量で数えるのか（おせち◯個）、席や人数で見るのか（イベントの定員、アクティビティの参加人数）、時間帯で区切るのか（貸切風呂の枠）。申し込みは代表者だけでよいのか、参加者全員の情報が要るのかも、ここで決めておくと後がスムーズです。
STEP 2｜在庫・利用枠を設定する（数値入力）
STEP 1で決めた設計を、実際の数値に落とし込みます。販売数や定員、利用時間と次の受付までの間隔、予約の締切（何日前まで受け付けるか）などを設定します。申し込みが入ったときの通知先も、このあたりで決めておきましょう。在庫や枠の動きが速いサービス（人気のアクティビティなど）は、メールよりLINEやSlackなど、すぐ気づける方法がおすすめです。
STEP 3｜決済とキャンセルの扱いを決める
決済方法には、事前決済と現地決済があります。事前決済を使う場合は、無料キャンセルの期限や返金の条件もあわせて決めておきます。事前決済にしておくと、ノーショーによる損失や未収を抑えやすくなります。キャンセルポリシーを申し込み画面に明示しておくと、行き違いを防げます。
STEP 4｜告知して、申し込み導線をつなぐ
受付を用意したら、いかにお客様に気づいてもらうかが大事です。自社サイトのお知らせ、SNS、チャットボットの吹き出し、メールやLINE配信など、すでにある接点から申し込みページへ誘導します。訪日のお客様を見込むなら、多言語のフォームや案内も用意しておくと取りこぼしません。
STEP 5｜公開・運用する
一度仕組みを作れば、受付や在庫は自動で回るので、運営者は数字を見て次の一手に集中できます。売れ行きや問い合わせを見ながら、人気の枠には追加の日程を出す、動きが鈍い商品は告知を強める、新しい企画を足すなど、売上を伸ばすアクションに時間を使えます。設定の変更は、管理画面からいつでも行えます。
季節から逆算して準備する
おせちの場合、早割などの予約開始時期より前に、販売ページ・在庫・決済などの準備を終えておく必要があります。設定に慣れないうちや、席種・料金区分が複雑なイベントほど準備に時間がかかるので、予約開始の数週間前から余裕をもって動くのがおすすめです。
イベントやアクティビティも、告知開始から予約開始までの期間を逆算して準備します。
また、紅葉や桜、年末年始、旧正月など、訪日需要が高まる時期はいくつもあります。それぞれの繁忙期の前に、多言語での案内や予約導線を整えておくとよいでしょう。
6. よくある質問
Q. 導入・運用の費用や手数料はどれくらいですか？
A. talkappi ORDERは初期費用がかからず、月額固定でご利用いただけます。予約件数が増えても、フォームをいくつ作っても、それに応じた追加料金はかかりません。※事前決済（talkappi PAY）を使う場合のみ、別途決済手数料がかかります。
具体的な料金はプランや構成によって変わりますので、資料や見積もりでご案内します。お気軽にお問い合わせください。
Q. オンライン受付を始めたら、電話予約はやめるべきですか？
A. すべてを止める必要はありません。定型的な申し込みをオンラインに移すことで、電話が集中する時間帯の負担を軽くできます。
オンライン受付を用意しても、電話で相談したいお客様はいらっしゃいます。オンラインと電話を併用しながら、少しずつオンラインに寄せていくのが現実的です。
Q. 事前決済は入れるべきですか？ノーショーや未収は減りますか？
A. ノーショーによる損失や未収を抑えたいなら、事前決済の導入がおすすめです。
予約と同じ流れで支払いまで済ませておくと、「とりあえず予約」やノーショーが減り、未収も抑えやすくなります。
事前決済を取り入れた施設では、キャンセルが減り、利用率が上がった例もあります。予約から決済までを一つの流れにまとめることが、この記事でおすすめしている形です。
Q. 変更・キャンセル・返金はどう扱いますか？
A. 処理の流れは次のとおりです。
- 変更・キャンセル：オンラインで受け付けられ、キャンセルすると受付枠は自動で空きに戻ります
- 事前決済分の返金：管理画面から取消を行うと自動で返金処理が行われます（カードへの反映タイミングはカード会社によって異なります）
- キャンセルポリシー：無料キャンセルの期限や返金の可否・条件は施設側で設定でき、申し込み画面にあらかじめ表示しておくと行き違いを防げます
Q. 自館のPMSは連携できますか？
A. 対応PMSは順次拡大しています。自館のPMSが対象かどうかは、PMS連携ページでご確認いただくか、お気軽にお問い合わせください。
Q. talkappi ORDERで宿泊予約も受けられますか？
A. 通常の宿泊予約は、予約エンジンやOTA（じゃらん・楽天トラベルなど）が担う領域で、talkappi ORDERは付帯・季節・イベントのサービス販売が中心です。
ただし、OTAへの掲載が難しかったり、自社サイトのみで案内したい特別なプランを、数量限定の商品のように受け付けることはできます。
たとえば、花火大会や体験がついた宿泊プラン、温浴施設の「お部屋・お食事付きプラン」「ペア入館＋貸切個室のデイユース」など、自館だけで売りたい企画に向いています。在庫は「商品数」や「時間枠・利用枠」などで管理します。
Q. 宿泊予約のあとに、付帯サービスの予約へつなげられますか？
A. はい。宿泊予約の完了画面から、そのまま食事やアクティビティなどの付帯予約へ案内する使い方もできます。宿泊予約システムとtalkappi ORDERを連携させた例は、DYNA IBE × talkappi ORDERの連携で紹介しています。
Q. 「予約・販売の受付」と「問い合わせ・ヒアリングの受付」はどう使い分けますか？
A. 選ぶ基準はシンプルです。在庫や利用枠の管理・事前決済が必要なら、予約・販売型（talkappi ORDER）が向いています。数量限定のおせちや、時間枠のあるアクティビティなどがこれにあたります。
一方、在庫管理や決済をともなわず、アレルギー確認や個別のご要望など内容をうかがって後日対応するだけなら、問い合わせ型の受付が向いています。
まとめ
おせち・イベント・アクティビティなどの予約が大変なのは、情報が電話・紙・Excelに分散してしまうからです。予約〜在庫・利用枠の管理〜事前決済を1つの流れにまとめることで、転記ミスや予約の取り逃し、ノーショーによる損失を抑えやすくなります。
おせちなら早割の予約開始時期から逆算して準備するなど、サービスの販売時期に合わせて早めに仕組みを整えておくことが大切です。
「自館では、どのサービスからオンライン化できそうか」「どこまで効率化できるか」を具体的に検討したい方に、無料の資料をご用意しています。
- 付帯・季節のサービスの受付〜販売について詳しく知りたい方
「問合せ・受付／予約販売フォーム活用ガイド」では、おせち販売・送迎予約・記念日オプションなど、受付から決済・通知・在庫管理までの活用事例をご紹介しています。
導入方法や自館での活用イメージを相談したい方は、デモのご相談も承っています。
